Rēķinu izrakstīšanas programma

Atkārtotais rēķins


Atkārtots rēķins: Izvērsts skaidrojums

Atkārtota rēķina nozīme

Uzņēmums izmanto atkārtotus rēķinus, ja klients regulāri pasūta vienas un tās pašas preces vai pakalpojumus ar vienādiem noteikumiem un nosacījumiem. Lai gan darījuma veikšanas laiks var būt atšķirīgs, tam jābūt konsekventam un pēc noteikta laika perioda.

Atkārtotu rēķinu var nosūtīt katru dienu, nedēļu, mēnesi vai pēc vajadzības ar noteiktu periodiskumu. Atkārtotajā rēķinā viss saturs, piemēram, prece vai pakalpojums, informācija par klientu un PVN paliek nemainīgs katru periodu.

Lai efektīvi izmantotu atkārtotu rēķinu modeli, abām pusēm (pārdevējam un klientam) ir jāvienojas, ka nemainīsies tirdzniecības noteikumi. Ja noteikumi mainās, tad atkārtotie rēķini ir jāatjaunina, lai atspoguļotu šīs izmaiņas.

Galvenais atkārtotu rēķinu nosūtīšanas mērķis ir racionalizēt rēķinu izrakstīšanas procesu, vienlaikus samazinot administratīvo slogu komandai, kas pārvalda rēķinus.

Paskaidrosim sīkāk ar piemēru. Pieņemsim, ka uzņēmums ABC sniedz apsardzes pakalpojumus komerciālai ēkai, kas ir būvniecības procesā, par nolīgto summu 1800 EUR mēnesī. Uzņēmumam ABC ir izdevīgi izmantot atkārtotus rēķinus, jo nosacījumi, piemēram, pakalpojumi, likmes un citas detaļas, visticamāk, nemainīsies. Turklāt ir liela iespējamība, ka apsardzes pakalpojumi būs nepieciešami ilgu laika periodu.

Detalizēts skaidrojums

Rēķinu izrakstīšana varēšu šķist diezgan vienkāršs administratīvais process. Tomēr pat viena maza kļūda var būtiski ietekmēt kopējo uzņēmējdarbības procesu. Lai uzlabotu uzņēmējdarbības efektivitāti, vienmēr ir nepieciešams samazināt kopējo laiku, kas nepieciešams šai apstrādes funkcijai.

Atkārtotu rēķinu var izmantot, ja uzņēmuma pastāvīgie klienti regulāri pasūta vienas un tās pašas preces vai pakalpojumus un nākamā rēķina saturs ir tāds pats kā iepriekšējā rēķinā. Preču specifikācijā vai daudzumā nedrīkst būt nekādu izmaiņu, bet, kā minēts iepriekš, ja ir nepieciešamība, atkārtotu rēķinu var arī atjaunināt, lai atspoguļotu nepieciešamās izmaiņas.

Tālāk uzskaitītas dažas situācijas, kurās atkārtotie rēķini var būt efektīvi:

  • Aprīkojuma noma

    Šajā situācijā ir loģiski izmantot atkārtotu rēķinu, jo parasti iekārtas tiek iznomātas uz ilgāku laiku un rēķins tiek izrakstīts vienu reizi mēnesī. Turklāt rēķina summa nemainās bieži.

  • Ikmēneša līgums

    Šādā situācijā, kad preces vai pakalpojumi tiek piegādāti vai sniegti katru mēnesi, parasti nav nepieciešams mainīt preču vai pakalpojumu summu. Šajā situācijā atkārtotu rēķinu izmantošana ir izdevīga, jo tā atvieglo rēķinu pārvaldību un rēķinu izrakstīšanas uzdevumus.

  • Dalības maksa

    Praktiski ir izmantot atkārtotus rēķinus dalības maksas apmaksai, jo dalības maksa tiek iekasēta pēc regulāriem laika intervāliem.

  • Apkopes un apsardzes pakalpojumi

    Parasti apkope tiek veikta regulāri, un līdzīgi arī apsardzes līgumi tiek piedāvāti uz ilgākiem regulāriem laika periodiem. Šādās situācijās atkārtotu rēķinu izmantošana ir stabils plāns, un tas atvieglos rēķinu pārvaldības procesus.

Ja jūsu uzņēmuma darbības pamatā ir ieņēmumu modelis, piemēram, nomas uzņēmums, apsardzes uzņēmums, dalības vai periodiska mārketinga uzņēmums, tad jums ideāli derēs atkārtotie rēķini.

Atkārtotā rēķina izveidošanai nepieciešamais saturs vai informācija ir plašāka par to, kas parasti ir nepieciešama standarta rēķinam. Turklāt, izveidojot atkārtoto rēķinu, jums būs nepieciešams iestatīt arī rēķina izrakstīšanas biežumu. Atkārtotā rēķina izveidei ir nepieciešams šāds saturs vai informācija:

  • Informācija par klientu.
  • Saskaņotie cenas, daudzuma un citi noteikumi.
  • Rēķinu izrakstīšana biežums, nosūtīšanas iespējas un cita saistītā informācija. Rēķinu izrakstīšanas programmā varat iestatīt, lai visi atkārtotie rēķini tiktu nosūtīti automātiski. Ja pirms nosūtīšanas ir nepieciešams apstiprinājums, rēķinu izrakstīšanas programmā ir arī iespēja to nodrošināt. Tas nozīmē, ka jums būs iespēja izvēlēties, vai atkārtotu rēķinu nosūtīt automātiski vai manuāli. Turklāt jums ir arī iespēja uzstādīt sezonālo rēķinu izrakstīšanu.

Atkārtotu rēķinu izmantošanas priekšrocības

Tālāk ir apkopotas dažas atkārtotu rēķinu izmantošanas priekšrocības:

  • Būtiski samazinās rēķinu sagatavošanas nodaļas pārziņā esošā kancelejas darba apjoms, tas nozīmē, ka tiek ietaupīts laiks un samazinātas izmaksas. Iemesls tam ir tāds, ka rēķinu izrakstīšanas programma ir uzstādīta tā, lai automātiski nosūtītu un pārvaldītu rēķinus.
  • Savlaicīga rēķinu izrakstīšana palīdz nodrošināt, ka viss rēķinu izrakstīšanas process tiek pienācīgi pārvaldīts. Šāda savlaicīga ieņēmumu iekasēšana ļauj pārvaldīt naudas plūsmu un tādējādi palīdz nodrošināt uzņēmuma kopējo likviditāti.
  • Tā kā rēķinu izrakstīšanas programma ir ļoti precīza, samazinās nepietiekamu rēķinu izrakstīšanas risks.
  • Izmantojot rēķinu izrakstīšanas programmu, rēķina saturs tiek automātiski aizgūts no iepriekšējā rēķina, tāpēc, veidojot un nosūtot atkārtotus rēķinus, būs mazāk kļūdu.
  • Atkārtotu rēķinu izmantošana var arī tieši ietekmēt jūsu attiecības ar klientiem un pircējiem. Tas ir tāpēc, ka nevienai no pusēm nav jāuztraucas par likmju un citu nosacījumu maiņu. Par šiem nosacījumiem jau ir izlemts iepriekš. Rēķini vienmēr tiek nosūtīti savlaicīgi, neradot iztrūkstošu rēķinu risku. Tādējādi tiek veidotas labākas biznesa asociācijas un attiecības, kas atstāj labu un profesionālu iespaidu uz jūsu klientu.
  • Izmantojot atkārtotus rēķinus, varēsiet sagaidīt savlaicīgus un ātrus maksājumus no saviem klientiem. Rēķini tiek nosūtīti vienā un tajā pašā laikā katru periodu, piemēram, katra mēneša 1. datumā. Klients pieradīs pie jūsu rēķinu izrakstīšanas cikla, un tas var palielināt viņa vēlmi noteikt jūsu rēķiniem apmaksas prioritāti. Tā kā klients zinās, kādi maksājumi ir gaidāmi katru periodu, viņam būs pietiekami daudz laika, lai savlaicīgi veiktu maksājumu.
  • Jūsu klienti savlaicīgi veiks maksājumus, un tā rezultātā atkārtotie rēķini uzlabos jūsu uzņēmuma naudas plūsmas stāvokli.

Atkārtotu rēķinu izmantošanas trūkumi

Tālāk ir apkopoti daži atkārtotu rēķinu izmantošanas trūkumi:

  • Atkārtotie rēķini neturpinās mūžīgi. Ir ļoti svarīgi, lai klients būtu iesaistīts, pretējā gadījumā uzņēmums var zaudēt visus regulāros ieņēmumus. Šeit vissvarīgāk ir pievērst lielu uzmanību klientu noturēšanai un viņu iesaistīšanai.
  • Uzņēmumam var būt grūti tikt galā ar darba pieplūdumu. Ja uzņēmums ir mazs un bez paplašināšanās iespējas, atkārtotu rēķinu modeļa izmantošana būs visai ierobežota.
  • Rēķinu izrakstīšanas programmas atkārtotu rēķinu moduļa sagatavošana var izrādīties dārga. Pirms izvēlēties šo risinājumu, ir jāveic izmaksu un ieguvumu analīze.
  • Var rasties grūtības nodrošināt atbilstību atkārtotiem rēķiniem.
  • Ja klients pāriet uz citu plānu, uzņēmumam var būt nepieciešams pievienoties esošajiem rēķinu izrakstīšana moduļiem. Tas radīs papildu izmaksas.
  • Lai veiksmīgi īstenotu atkārtotu rēķinu modeli, ir nepieciešama koordinācija no augstāka līmeņa struktūrvienībām. Nepieciešams savlaicīgs ieguldījums no pārdošanas nodaļas un tehniskajām nodaļām, kas sniedz pakalpojumus.

Padomi atkārtotu rēķinu izrakstīšanas modeļa pārvaldībai

Atkārtotu rēķinu sistēmas pārvaldībā var noderēt šādi padomi:

  • Jārūpējas, lai rēķinu izrakstīšanas biežums būtu precīzi iestatīts.
  • Īpaša uzmanība jāpievērš PVN likmes atjaunināšanai. Ja mainās PVN likme, sistēma nekavējoties jāatjaunina, lai nodrošinātu precīzu rēķinu izrakstīšanu.
  • Ieteicams likt uzsvaru uz klientu iesaisti un labu attiecību turpināšanu ar klientu. Tas nodrošinās, ka atkārtotu rēķinu sistēma darbosies ilgstoši.
  • Jebkuras izmaiņas atkārotu rēķinu modelī ir jāpamato ar līgumā noteiktām pilnvarām. Izmaiņas atkārtotu rēķinu modelī jāsaskaņo ar līgumu.

Nobeigumā

Uzņēmums izmanto atkārtotus rēķinus, ja klientam tiek pārdota viena un tā pati prece vai sniegts viens un tas pakalpojums pēc regulāriem laika intervāliem. Šī sistēma ir uz abonēšanas dalību balstīts biznesa pamats. Lai izmantotu atkārtotā rēķina modeli, tirdzniecības noteikumiem jābūt nemainīgiem. Ja notiek izmaiņas, tās jāatspoguļo grāmatvedības sistēmā.

Uzņēmumi, kas izmanto atkārtotu rēķinu modeli, cita starpā ir, piemēram, aprīkojuma noma, ikmēneša līguma pakalpojumi, dalības, uzturēšanas, apsardzes pakalpojumi u. c.

Atkārtotu rēķinu izmantošanai ir daudz priekšrocību, piemēram, laika un izmaksu samazinājums rēķinu sagatavošanas nodaļai, uzlabots naudas plūsmas stāvoklis, uzlabotas attiecības ar klientiem, efektīva maksājumu iekasēšana un nepietiekamu rēķinu izrakstīšanas riska samazinājums.

Tomēr ir iespējamas arī problēmas. Tās ir grūtības pārvaldīt pakalpojumu palielināšanos, nodrošināt klientu apmierinātību un iesaistīšanos, kā arī tas, ka atkārtotu rēķinu modulis var prasīt lielākas izmaksas.

Ir daži padomi, kā veiksmīgi pārvaldīt atkārtotu rēķinu modeli. Šie padomi ir šādi: pareizi noteikt rēķinu izrakstīšanas biežumu, sekot līdzi izmaiņām nodokļu politikā, nodrošināt klientu apmierinātību un pārliecināties, ka pastāv līgumā noteiktas pilnvaras mainīt periodisko rēķinu izrakstīšanas nosacījumus.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kuriem uzņēmumiem būtu ieteicams izmantot atkārtotus rēķinus?

Uzņēmumiem, kas rēķinus klientiem izraksta pēc noteiktiem laika intervāliem, ir lietderīgi izmantot atkārtotu rēķinu modeli. Ja ar klientiem notiek pastāvīga tirdzniecība pēc vieniem un tiem pašiem noteikumiem un nosacījumiem, tad atkārtotā rēķina modelis būs ideāli piemērots.

Kāda automatizācijai ir saistība ar atkārtotiem rēķiniem?

Atkārtots rēķins ir saistīts ar automatizāciju, jo rēķini ar vienādiem noteikumiem tiek automātiski nosūtīti klientam konkrētā laika periodā. Tādējādi nav nepieciešams bieži atjaunināt rēķina saturu.

Kā klientu apmierinātība ir saistīta ar atkārtotiem rēķiniem?

Tā kā rēķini tiek izsūtīti savlaicīgi, nepalaižot garām vajadzīgo datumu, tas rada iespaidu, ka esat profesionāls un uzticams pakalpojumu sniedzējs un biznesa partneris. Tas savukārt palielina klientu apmierinātību un uzlabo jūsu ilgtermiņa biznesa attiecības un saikni ar klientu.

Vai ir grūti pārvaldīt atkārtotu rēķinu modeli?

Atkārtotu rēķinu modeli var būt visai sarežģīti pārvaldīt. Daži uzņēmumi var nespēt tikt galā ar darījumu palielināšanos, ko rada atkārtotu rēķinu modelis. Turklāt, tā kā apstākļi pastāvīgi mainās, var būt grūti saglabāt ilgtermiņa klientu apmierinātību un iesaistīšanos.


Cita veida rēķini: