Rēķini: viss, kas jums jāzina
Kas ir rēķins?
Rēķins ir oficiāls dokuments, ko uzņēmums nosūta savam klientam, pārdodot preces vai pakalpojumus. Tas norāda, kas tieši un par kādu summu tika pārdots. Rēķins bieži tiek izmantots kā maksājuma pieprasījums, un tajā ir iekļauta maksājuma informācija. Labam rēķinam ir jābūt precīzam un bez nevajadzīgiem papildinājumiem.
Rēķina paraugs
Kas būtu jāiekļauj rēķinā
Šīs ir prasības standarta, labi noformētam rēķinam:
Obligātie rēķina rekvizīti
Šī ir informācija/sadaļas, kurām jābūt labi izstrādātā rēķinā:
- Virsraksts – “Rēķins”: Rēķina virsrakstā skaidri jānorāda, ka tas ir rēķins, jo tas ļauj klientam viegli uzzināt, ko viņš saņem un kā ar to rīkoties.
- Rēķina numurs: Tas palīdz izsekot rēķinam, kā arī uzturēt kārtībā jūsu finanšu uzskaiti.
- Izdošanas datums: Šis ir datums, kad rēķins tika izveidots un nosūtīts.
- Piedāvāto preču vai pakalpojumu apraksts: Aprakstam jābūt tieši norādītam un skaidri uzrakstītam. Tam jābūt arī pēc iespējas īsākam. Nav vajadzīgas garas pakalpojuma/preču detaļas.
- Informācija par preču daudzumu: Norādiet pareizo visu piegādāto preču daudzumu.
- Vienības cenas: Skaidri norādiet summas. Lai samazinātu noapaļošanas radīto atšķirību risku, grāmatvedības nolūkos cenas ir ieteicams noapaļot līdz diviem cipariem aiz komata.
- Informācija par piešķirtajām atlaidēm: Norādiet precīzu piešķirto atlaidi un par kādām precēm vai pakalpojumiem tā tiek piedāvāta.
- Starpsumma: Tā ir visu piedāvāto pakalpojumu vai preču kopējā summa mīnus PVN. Šī ir arī summa, kurai piemērojat PVN likmes.
- Piemērotā PVN likme/likmes: PVN atšķiras atkarībā no preces. Pārliecinieties, ka esat informēts par pašreizējām PVN likmēm.
- Kopējā iekasētā PVN summa: Aprēķiniet PVN likmju kopējo vērtību un skaidri to norādiet.
- Kopējā rēķina summa: Šī ir visu piedāvāto preču vai pakalpojumu kopsumma, pieskaitot PVN likmes. Šī ir galīgā summa, ko klients maksās. Pārliecinieties, ka tā ir pareiza, lai izvairītos no maksājuma kavējuma.
- Uzņēmuma nosaukums: Tam ir jābūt jūsu pareizajam reģistrētajam uzņēmuma nosaukumam.
- Uzņēmuma juridiskā adrese: Šī ir jūsu uzņēmuma oficiālā adrese.
- Uzņēmuma reģistrācijas numurs: Šis ir numurs, kas tika piešķirts jūsu uzņēmumam, kad tas tika reģistrēts.
- Uzņēmuma PVN numurs: Tas ir nepieciešams nodokļu vajadzībām. To var izlaist, ja jūsu uzņēmums nav PVN maksātājs.
- Klienta uzņēmuma nosaukums: Šis ir jūsu klienta reģistrētais uzņēmuma nosaukums.
- Klienta juridiskā adrese: Šī ir uzņēmuma oficiālā adrese.
- Klienta uzņēmuma reģistrācijas numurs: Pārliecinieties, ka esat norādījis pareizo uzņēmuma reģistrācijas numuru.
- Klienta PVN numurs: Nodokļu vajadzībām jūsu klienta PVN numuram ir jābūt norādītam rēķinā. To var izlaist, ja uzņēmums nav PVN maksātājs.
- Valūta: Tas ir nepieciešams rēķina papildinājums, lai nodrošinātu, ka neradīsies finansiālas neskaidrības.
Neobligātie rēķina rekvizīti
Šīs sadaļas vai informāciju var pievienot vai nepievienot atkarībā no jūsu izvēles:
- Apmaksas datums: Šis ir datums, kurā ir jāmaksā kopējais maksājums.
- Maksa par kavējumu: Tā ir papildu maksa situācijās, kad klients neveic maksājumu noteiktajā datumā.
- Maksājuma informācija: Šī ir jūsu uzņēmuma bankas informācija vai jebkura cita maksājuma iespēja, kuru izvēlaties. Piemēram, bankas nosaukums, IBAN, SWIFT/BIC vai PayPal, vai skaidra nauda.
- E-pasta adrese: Šī ir jūsu oficiālā uzņēmuma e-pasta adrese.
- Tālruņa numurs: Tam jābūt jūsu uzņēmuma oficiālajam tālruņa numuram.
- Maksājuma atsauces numurs: Tas ir paredzēts maksājuma izsekošanai.
- Klienta numurs: Numuri, kas tiek piešķirti, lai izsekotu biznesa darbībām ar klientiem.
Rēķinu veidi
- PVN rēķins: PVN maksātāja izdots standarta rēķins
- Rēķins PVN nemaksātājam: uzņēmuma PVN nemaksātāja izdots standarta rēķins
- Avansa rēķins: vienkāršs maksājuma pieprasījums
- Kredītrēķins: naudas atgriešana klientam
- Atkārtotais rēķins: automātiska rēķinu izrakstīšana klientam-abonentam
Rēķinu izrakstīšanas rīki
- Vienkārša rēķinu izrakstīšanas programma
- 38 bezmaksas rēķinu veidnes - Word, Excel, PDF, Google Docs/Sheets
- PDF rēķinu ģenerators [Bezmaksas]
Papildu padomi rēķinu izrakstīšanai:
Nosūtot klientam e-pasta paziņojumu par rēķinu, vēlams beigās pievienot “paldies”. Tas liecina par pieklājību, kā arī par profesionālu draudzīgumu. Ir labi zināms, ka “paldies” teikšanai var būt ļoti pozitīva ietekme, tāpēc tā pievienošana rēķiniem var palīdzēt jūsu uzņēmuma izaugsmei.
Pārliecinieties, ka katra detaļa rēķinā ir pareiza, lai novērstu klientu jautājumus un izvairītos no problēmām. Nepareiza informācija par jūsu pakalpojumiem vai precēm var novest pie maksājuma kavēšanās, sliktām attiecībām ar klientiem un kopumā traucēt jūsu uzņēmējdarbību.